任何一個大型會議策劃方案的會議管理都可以分為五個步驟：會前準備、會議開始、會議主持、會議總結和后續實施。俗話說，會議管理是核心，活動管理是目標。因此，要想成功地組織一次大規模的會議，關鍵是要做好會前準備。所謂會議策劃是一個整合和分配資源的過程。它的基礎是控制會議的風險，發揮會議的效果。會議要開得好，就要盡早控制風險。一般來說，會議活動中最可能出現的錯誤在會議的不同階段是不同的。

       （1）會議主題和日程安排不明確，任務分配不明確，與會人員針對性不強，與會人員準備不充分。
       （2）會議程序過于復雜和冗長，主持人能力有限，主題自由變化，與會人員水平參差不齊。
       （3）會議上消極而乏味的討論超出了本專題的范圍。會議的過程很長，往往表現為談判而不是決定。
       （4）會議效果不明顯，工作安排沒有針對性，會議沒有組織和總結。
       （5）會議結束后沒有及時有效的跟蹤和信息反饋。

       會務活動公司認為會議本身是一種非常重要的管理工具和手段，通過會議策劃，可以很好地控制會議的細節。與項目管理一樣，需要持續的監控、調整和跟蹤，確保項目按時、高質量的完成。例如，會議準備的策劃包括制定會議目標、選擇與會者、選擇會議時間、選擇會議地點、設置會議議程、分發會議通知等。

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